itvfree.ru

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

по договоренности / по договоренности

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство. учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию. своевременно исполнять решения руководства. контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам.

проводить продуктивную справочную работу по документам. Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо. В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала. Руководство определяет самостоятельно.

в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной. какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал. Бумажная форма журнала регистрации входящих документов. Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4. Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы. Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой.

Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронная форма журнала. Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx.

Журнал обычно не дублируется на бумаге. Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней. Система электронного документооборота. Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции. В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения.

Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать. Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход.

Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства. Основные графы журнала регистрации входящих документов. Существуют основные графы журнала. регистрационный номер. дата документа. вид документа. Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

Рекомендуются использовать трехчастную структуру. первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию. вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения. третья цифра – порядковый номер документа. Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой.

Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25. Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть. Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение).

После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014. Подробнее о том, как участвовать в тендерах. Пошаговая инструкция. В статье (тут ) порядок смены юридического адреса ООО.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов. служебные записки. объяснительные записки. Корреспондент – автор документа. Указываются фамилия, инициалы, название организации. Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса. Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов. Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы. отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию. Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя. Иванову П.П. Для ознакомления.

Иванову П.П. Собрать информацию. Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа. Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014. Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу « Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример.

Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014. Решение обозначенной в письме проблемы затягивается.

Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции. Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу « Исходящий номер, дата документа ».

По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера. В журнал также допускается включение граф.

способ доставки документа. количество листов документа. В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф. Основные правила заполнения журнала. До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату. Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала. На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции.

Здесь приведены данные. документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение. период работы. Читайте далее как правильно заполнить декларацию ЕНВД.

Подробный мануал. В новости (ссылка ) о том, как рассчитать производительность труда одного работника. С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно. Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах.

Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней. Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер. Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян.

Сквозной нумерации в пределах одного календарного года. Список нерегистрируемой корреспонденции прописывается в инструкции по делопроизводству, утверждается приказом. Обычно в него входят поздравительные телеграммы, письма, рекламные буклеты, печатные издания (книги, газеты, журналы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас. +7 (499) 703-47-72 (Москва) +7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург. Это быстро и бесплатно.


Заказчик: Калугин Г. М.
1 предложение
заказ открыт, опубликован: 14.06.2017

Для выбора исполнителя Вам надо авторизоваться





2011 - 2018    Itvfree.ru - Все права защищены